Uso de la configuración avanzada de aplicaciones en SharePoint 2016

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Por Rosemarie Withee, Ken Withee

SharePoint 2016 le ofrece una gran cantidad de funciones con una configuración avanzada de aplicaciones. Los ajustes avanzados incluyen muchas opciones de configuración potentes para aplicaciones de biblioteca y lista:

  • Tipos de contenido: Permite añadir y eliminar tipos de contenido asociados a la aplicación.
  • Plantilla de documento (sólo aplicación de biblioteca): Le permite especificar la plantilla predeterminada, como una plantilla de Word, Excel o PowerPoint, que se utiliza cuando alguien hace clic en el botón Nuevo para crear un nuevo documento.

También puede asociar plantillas de documentos con tipos de contenido, de modo que puede utilizar varios tipos de contenido con una biblioteca para asociar varias plantillas de documentos. Suena confuso, pero en pocas palabras, tener múltiples tipos de documentos y plantillas le permite tener múltiples opciones para crear un documento cuando hace clic en el botón Nuevo. Por ejemplo, puede tener una plantilla de Word para gastos y una plantilla de Word para solicitudes de vacaciones. Ambos pueden aparecer en la lista desplegable Nuevo utilizando tipos de contenido.

  • Abrir documentos en el navegador (sólo aplicación de biblioteca): Le permite determinar el comportamiento del navegador cuando alguien hace clic en un documento para abrirlo. Si no desea utilizar las aplicaciones web de Office, desactive la apertura de documentos en el navegador. Esto también permite a los usuarios enviar enlaces directos a los documentos si es necesario.
  • Envío personalizado a destino (sólo aplicación de biblioteca): Esta es una excelente opción que le permite agregar su propia dirección web al menú Enviar a en el menú Edición de un documento. El administrador de SharePoint también puede agregar direcciones globales que aparecen en el menú Enviar a en cada biblioteca de documentos. El comando Enviar a envía una copia de su archivo a otra ubicación, como por ejemplo, a otro sitio de equipo en el que desee compartir el documento.
  • Carpetas: Indica si los usuarios pueden crear nuevas carpetas en la aplicación Biblioteca. Puedes desactivar esta opción para que la gente no se vuelva loca por las carpetas. Siempre puede activar la opción para poder crear carpetas cuando sea necesario y luego desactivarla.
  • Búsqueda: Especifica si los elementos de la aplicación deben aparecer en los resultados de búsqueda.
  • Indexación: Opciones para indexar vistas no predeterminadas y volver a indexar la biblioteca de documentos. La indexación proporciona datos adicionales para las búsquedas, de modo que la búsqueda en la biblioteca sea más rápida. Sin embargo, hay algunos gastos generales con la indexación, por lo que SharePoint pone a su disposición algunas opciones para controlarlo.
  • Disponibilidad de clientes fuera de línea: Le permite especificar si los usuarios de software de cliente de escritorio, como Outlook, pueden descargar contenido para verlo sin conexión.
  • Biblioteca de Activos del Sitio (sólo la aplicación de la Biblioteca): Le permite designar la aplicación Biblioteca como una biblioteca de Activos del Sitio, lo que facilita a los usuarios la búsqueda de archivos multimedia en la aplicación Biblioteca.
  • Edición rápida: le permite especificar si la Edición rápida se puede utilizar en esta biblioteca. La edición rápida permite a los usuarios abrir la vista en una cuadrícula y realizar ediciones de metadatos sobre la marcha. Esto es muy parecido a editar los metadatos (datos sobre los documentos de la biblioteca) sobre la marcha en una interfaz de tipo Excel.
  • Diálogos: De forma predeterminada, los formularios de lista y biblioteca se inician en un cuadro de diálogo. Esta opción permite especificar que los formularios deben abrirse en la ventana del navegador como una página en lugar de un cuadro de diálogo.

Además, la configuración avanzada de List app incluye permisos y archivos adjuntos a nivel de elemento.

Siga estos pasos para aplicar o modificar la Configuración avanzada:

  1. Haga clic en el vínculo Configuración avanzada en la página Configuración de biblioteca o Configuración de lista.
  2. Si selecciona Sí, después de aplicar, la página Configuración de biblioteca o Configuración de aplicación de lista contendrá una nueva sección para Tipos de contenido. El valor predeterminado es No.
  3. Cambie la plantilla de documento (sólo aplicación de biblioteca) especificando una URL de plantilla en el cuadro de texto URL de plantilla. Recuerde, puede crear un nuevo documento en una aplicación de la Biblioteca, así como cargar documentos que hayan sido creados previamente. Por ejemplo, la plantilla de documento para una aplicación de biblioteca de documentos es la plantilla de Word predeterminada. Puede cambiar esto a una plantilla de Excel o PowerPoint. Si está trabajando con tipos de contenido, puede habilitar una plantilla diferente para cada tipo de documento. Si opta por una plantilla de documento diferente, cárguela a la carpeta Formularios de la aplicación Biblioteca de documentos y cambie la URL de la plantilla en la sección Plantilla de documento de la página Configuración avanzada.
  4. Elija cuándo abrir los documentos en el navegador (sólo la aplicación de biblioteca), la aplicación cliente o, de forma predeterminada, el servidor seleccionando una opción de botón de selección en la sección Abrir documentos del navegador Si la aplicación cliente no está disponible, el documento se abre en el navegador.
  5. De forma similar a los comandos de Windows (por ejemplo, Enviar al escritorio), puede crear una opción para que aparezca en el menú Editar para que los documentos de esta aplicación de biblioteca se envíen a otro destino de SharePoint. Proporcione un nombre corto para que aparezca en el menú contextual y una URL para el destino en los cuadros de texto Nombre de destino y URL.
  6. Seleccione si se pueden crear carpetas en esta aplicación seleccionando el botón de opción Sí o No en la sección Carpetas. El valor predeterminado es Sí.
  7. Para determinar la visibilidad de la búsqueda de esta aplicación, seleccione el botón de opción Sí o No en la sección Búsqueda.si selecciona No para la opción Buscar, los elementos de la aplicación no se presentarán en los resultados de la búsqueda, incluso si el sitio o la aplicación están incluidos en la configuración de la búsqueda. El valor predeterminado es Sí.
  8. Para habilitar la disponibilidad del cliente fuera de línea, seleccione el botón de opción Sí o No en la sección Disponibilidad del cliente fuera de línea La opción Disponibilidad del cliente fuera de línea determina si los elementos de la aplicación se pueden descargar en aplicaciones cliente fuera de línea, como Outlook. El valor predeterminado es Sí.
  9. Añada la ubicación de la aplicación a la Biblioteca de Activos del Sitio (sólo la aplicación de la Biblioteca) seleccionando el botón de opción Sí o No en la sección de la Biblioteca de Activos del Sitio Esta nueva opción de la Biblioteca de Activos del Sitio especifica si esta aplicación de la Biblioteca aparece como una ubicación predeterminada cuando se cargan imágenes u otros archivos a una página wiki. Esto puede ser especialmente beneficioso para las aplicaciones de biblioteca de documentos que contienen imágenes o una aplicación de biblioteca de imágenes. Esto evita que los editores de la wiki busquen por todas partes las imágenes que deberían estar usando. El valor predeterminado es No.
  10. Determine si la aplicación puede ser editada usando Edición Rápida seleccionando el botón de opción Sí o No en la sección Edición Rápida Esta opción determina si la Edición Rápida puede ser usada para editar datos en masa en esta aplicación. El valor predeterminado es Sí.
  11. Indique si los formularios deben iniciarse en un cuadro de diálogo modal seleccionando el botón de opción Sí o No en la sección Diálogos Los cuadros de diálogo modal envejecen con bastante rapidez, por lo que puede seleccionar la opción No en esta sección con bastante frecuencia.
  12. Haga clic en Aceptar o Cancelar Si hace clic en Aceptar, se aplicarán sus selecciones.

Otros parámetros de configuración avanzada disponibles en una aplicación List (no en una aplicación Library) incluyen una opción Sí/No para permitir adjuntos para un elemento de la lista (el valor predeterminado es Sí) y permisos a nivel de elemento. El valor predeterminado de los permisos a nivel de elemento en una aplicación List es que todos los miembros (colaboradores) puedan leer y modificar todos los elementos. Puede ajustar estas opciones para que los usuarios lean sólo sus propios elementos y/o editen sólo sus propios elementos.

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