Aplicar reglas superiores/inferiores en cuadros de mando e informes de Excel

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Por Michael Alexander

El formato condicional le permite mejorar sus informes y cuadros de mando en Excel. Los escenarios de formato bajo la categoría Reglas superiores/inferiores, mostrados en esta figura, le permiten resaltar aquellas celdas cuyos valores cumplen con un umbral dado.

Al igual que las reglas de Resaltar celdas, estos escenarios funcionan como sentencias – es decir, si se cumple la condición, se formatea la celda, y si no se cumple la condición, la celda permanece intacta.

Aquí hay un desglose de cada escenario en la categoría de reglas superiores/inferiores:

  • Top 10 Artículos: Aunque el nombre no lo sugiere, este escenario le permite especificar cualquier número de celdas a resaltar basado en valores de celdas individuales (no sólo diez). Por ejemplo, puede resaltar las cinco celdas principales cuyos valores se encuentran entre los cinco números más grandes de todas las celdas seleccionadas.
  • Top 10 %: Este escenario es similar al escenario de los 10 mejores elementos: Sólo las celdas seleccionadas se evalúan sobre una base porcentual. Una vez más, no deje que el nombre le engañe; la selección de porcentaje no tiene que ser diez. Por ejemplo, puede resaltar las celdas cuyos valores constituyen el 20% superior de los valores totales de todas las celdas seleccionadas.
  • Parte inferior de 10 artículos: Este escenario le permite especificar el número de celdas a resaltar basándose en los valores de celda individuales más bajos. De nuevo, no dejes que el nombre te engañe: Puede especificar cualquier número de celdas que desee resaltar, no sólo diez. Por ejemplo, puede resaltar las 15 celdas inferiores cuyos valores están dentro de los 15 números más pequeños entre todas las celdas seleccionadas.
  • El 10% de abajo: Este escenario es similar al escenario de los 10 elementos inferiores. Sin embargo, en este escenario, sólo se evalúan las celdas seleccionadas sobre una base porcentual. Por ejemplo, puede resaltar las celdas cuyos valores constituyen el 15% inferior de los valores totales de todas las celdas seleccionadas.
  • Por encima de la media: Este escenario le permite formatear condicionalmente cada celda cuyo valor sea superior a la media de todas las celdas seleccionadas.
  • Por debajo de la media: Le permite formatear condicionalmente cada celda cuyo valor esté por debajo del promedio de todas las celdas seleccionadas.

Para evitar la superposición de diferentes escenarios de formato condicional, es posible que desee borrar cualquier formato condicional que haya aplicado anteriormente antes de aplicar un nuevo escenario.

Para borrar el formato condicional para un rango dado de celdas, seleccione las celdas y seleccione Formato condicional en la ficha Inicio de la cinta. Aquí encontrará la selección de Borrar reglas. Haga clic en Borrar reglas y seleccione si desea borrar el formato condicional para toda la hoja o sólo para el libro de trabajo seleccionado.

En el siguiente ejemplo, se formatean condicionalmente todas las celdas cuyos valores están dentro del 40% superior de los valores totales de todas las celdas.

  1. Comience por seleccionar el rango de celdas a las que necesita aplicar el formato condicional.
  2. Seleccione el escenario Top 10 % que se encuentra debajo de la categoría Reglas superiores/inferiores; consulte la figura anterior, lo que abre la ventana de diálogo Top 10% que se muestra en la figura. La idea aquí es definir el umbral que activará el formato condicional.
  3. En este ejemplo, introduzca 40. También en este cuadro de diálogo, utilice el cuadro desplegable para especificar el formato que desea aplicar.
  4. Haga clic en Aceptar. Inmediatamente, Excel aplica el escenario de formato a las celdas seleccionadas. Vea la figura.

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