Aplicaciones de biblioteca en SharePoint Online

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Por Rosemarie Withee, Ken Withee, Jennifer Reed

Cuando necesite una forma de organizar los archivos para que sean accesibles a través de un sitio de SharePoint, encontrará una selección prediseñada para los tipos más comunes de aplicaciones de biblioteca en SharePoint Online. Echa un vistazo a estas aplicaciones de biblioteca estándar y a las breves descripciones de lo que hacen:

  • Biblioteca de activos fijos: Aquí es donde se almacenan los activos de información que no son documentos (información lista para usar en forma de imágenes, archivos de audio, archivos de vídeo) para hacerlos disponibles y regular su uso.
  • Biblioteca de conexión de datos: Este tipo de aplicación de biblioteca es donde puede poner y compartir archivos que especifican y describen conexiones de datos externos. Por ejemplo, es posible que desee que sus usuarios puedan extraer datos de un almacén de datos. Configurar una conexión con el almacén de datos y obtener todos los nombres de servidor, nombres de usuario e información de conexión correctamente puede ser tedioso. Mediante una aplicación de biblioteca de conexión de datos, un administrador puede configurar las conexiones y almacenarlas en la biblioteca. Los usuarios utilizarían entonces la conexión con el almacén de datos siempre que quisieran extraer datos y analizarlos.
  • Biblioteca de documentos: Usted se topa – y crea – con muchos de ellos en SharePoint. Estas aplicaciones de biblioteca sirven para almacenar documentos, organizarlos en carpetas, controlar sus versiones y regular su uso con un sistema de registro de entrada y salida.
  • Biblioteca de formularios: Aquí es donde se almacenan y gestionan las versiones electrónicas de los formularios comerciales en blanco para la documentación diaria, como las órdenes de compra y los informes de estado. Para crear y mantener aplicaciones de biblioteca de este tipo, necesita un editor XML compatible. Tenga en cuenta, sin embargo, que la aplicación de biblioteca de formularios es sólo un lugar para almacenar los datos que se han introducido en el formulario. Para construir el formulario real, necesita el editor de formularios compatible con XML.
  • Biblioteca de imágenes: Este tipo de aplicación de biblioteca es para almacenar y compartir imágenes digitales. La diferencia entre la Biblioteca de Activos y la Biblioteca de Imágenes puede ser sutil porque ambas almacenan imágenes. La distinción clave está en el nombre. La biblioteca de imágenes está diseñada específicamente para almacenar imágenes, y la biblioteca de activos se utiliza para almacenar imágenes. Si piensas en una imagen como una foto y en una imagen como algo así como un logo o un gráfico, las diferencias empiezan a surgir. Por ejemplo, las imágenes de una aplicación de biblioteca de imágenes muestran una imagen en miniatura cuando aparecen en las búsquedas, pero las imágenes de una biblioteca de imágenes no.
  • Biblioteca de grabaciones: Los registros empresariales se almacenan en esta aplicación de biblioteca. Al crear una aplicación de biblioteca de registros, está agregando algunas funciones que permiten a SharePoint crear programas de administración y retención de registros. Este tipo de funcionalidad es importante cuando desea asegurarse de que está realizando la diligencia debida para llevar un registro de sus registros empresariales, dejando que SharePoint haga el trabajo pesado.
  • Biblioteca de documentos de informe: Este tipo de aplicación de biblioteca se utiliza para almacenar y gestionar documentos de informe. Esta aplicación de biblioteca es similar a la Biblioteca de informes; sin embargo, hay algunas diferencias. Explore la Biblioteca de documentos de informes y las aplicaciones de la Biblioteca de informes para ver cuál le gusta más y cuál se adapta mejor a sus necesidades de generación de informes.
  • Biblioteca de informes: Este tipo de aplicación de biblioteca está dedicada a páginas web y documentos que realizan un seguimiento del rendimiento (y otras métricas similares), el progreso hacia los objetivos empresariales y otra información utilizada en la inteligencia empresarial.
  • Buzón del sitio: Este tipo de aplicación de biblioteca es útil para mantener el correo electrónico y sus documentos estrechamente conectados, ya que esta aplicación conecta su sitio a un buzón de Exchange. Una vez conectado, puede ver su correo electrónico en SharePoint y ver sus documentos en Outlook.
  • Biblioteca de Páginas Wiki: Las aplicaciones de biblioteca de este tipo tienen páginas web interconectadas que contienen contenido, como texto o imágenes y funcionalidad en forma de Web Parts que múltiples usuarios pueden editar fácilmente.

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